Как хранить документы, варианты хранения – фото примеров

Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому

Отправим материал на почту

  • Почему порядок — это важно
  • Наводим порядок сортировка
  • Систематизация
  • Системы хранения
  • Заключение

Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни. Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому. В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

  • Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

  • Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
  • Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
  • Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

  • Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
  • Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

Видео описание

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Как правильно хранить документы

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

Читайте также:
Какими бывают и как сделать качели из бревен своими руками?

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок хранения Вид документа
1 год Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Срок хранения Вид документа
1 год Правила внутреннего трудового распорядка
3 года Графики отпусков
5 лет Табели, журналы учета рабочего времени

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение Штраф Основание
Отсутствие документов бухучета От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

  • Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
  • Рассчитаем налоги и взносы
  • Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
  • Посчитаем зарплату, больничные и отпускные

Подключить бухгалтерию

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Закрыть

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

  • Команда проекта
  • Глоссарий

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Что будет, если хранение документов в доме не организовано?

Вначале давайте подумаем, а зачем оно нам? Какой смысл тратить целый день на организацию хранения документов в квартире. А такой: вы избавитесь от следующих «вреднючек», пожирающих ваше время, силы и порядок в доме. А уж говорить о достижении такой цели, как организация порядка в доме раз и навсегда, и говорить не придется.

Итак, правильно организовав хранение документов в доме, мы спасем себя от:

  1. Долгих поисков в панике нужного документа, когда до выхода или их отправки остаются минуты;
  2. От посягательств наших любимых: следов от кофе мужа, рисунков детей и зубов домашних любимцев;
  3. От захламления наших полок, рабочих столов.

Кроме того, когда мы будем организовать хранение документов, то нам нужно позаботиться о том, чтобы сделать копии особо важных бумаг на случаях ЧП, а также скрыть их от посторонних глаз.

Я не буду перечислять их здесь, дабы не привлечь их в свою жизнь. (Я настолько суеверна, и считаю, что мысли материальны, поэтому нужно аккуратно подходить к тому, что ты говоришь или пишешь).

Запишись на курс по минимализму:

Курс, который поможет избавиться от хлама в доме и голове, узнать себя настоящего и найти свой путь к счастью и балансу.

Шаг 1. Оцениваем масштабы бедствия

  1. Соберите все (ВСЕ) имеющиеся документы в доме перед собой.
  2. Оцените, в какой степени запущенности ваши папки и файлы.
  3. Распределите их пока на две категории: действующие и с истекшим сроком давности. !

Основная моя работа: ведение юридического сайта и помощь гражданам в поиске юриста. И знаете, какая основная проблема мешает большинство отстаивать свои права в суде? Потеря бумаг и выцветание чеков. Знаете, такую хитрость магазинов, печатать чеки на бумаге, которая за два месяца выцветает, чтобы вы не могли воспользоваться гарантией? Поэтому, пожалуйста, как бы вам не было лень, делайте копии чеков и гарантийных талонов на дорогостоящие приобретения.

Итак, мы оценили, что творится в наших шкафчиках. Пошли дальше.

Шаг 2. Сортировка

Итак, оставшиеся документы мы сортируем по назначению:

  • Важные, личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, удостоверение) – хранятся постоянно;
  • Документы на имущество – также должны храниться бессрочно;
  • Платежные документы и квитанции об оплате – хранение 3 года;
  • Документы на транспорт – храним до тех пор, пока не продадим авто;
  • Документы на покупки (чеки, талоны) – их можно хранить пока действует гарантия или до дальнейшей перепродажи;
  • Кредитные документы;
  • Документы на ребенка. Особенно, если ребенок маленький, то подготовьте папку для быстрого взятия бумаг (свидетельство о рождении и другие самые востребованные бумаги).

На этой стадии сделайте себе по копии наиболее важных документов и сложите их в ОДНУ папку. Оригиналы рассортируйте по назначению или так, как удобнее вам. Можно распределить по членам семьи.

Когда я увлеклась идеями минимализма и занялась расхламлением дома, то сортировка и организация хранения документов были одним из наиболее важных для меня пунктов.

Шаг 2.2. Расхламление документов

У меня получился такой список документов и бумаг, которые пора выкинуть, чтобы очистить рабочий стол от всего лишнего:

  • Визитки (все нужные контакты я перенесла в телефон, который сохраняет все в облаке);
  • Чеки и квитанция, чей срок давности давно прошел;
  • Договоры аренды на квартиры, в которых я жила до этого;
  • Письма с уведомлениями об изменении личных данных;
  • Старые письма, открытки, конверты. Я не настолько сентиментальный человек, чтобы пересматривать их, а наиболее ценные я опять же оцифровала и сохранила на компьютере. К тому же, я скоро переезжаю, а они не вписывались в мое масштабное расхламление.
  • Черновики документов, испорченные копии.

Кроме того, я считаю, что на этом этапе можно заняться и очисткой в компьютере.

Шаг 3. Выбираем способ и место хранения документов

Здесь я не буду много расписывать. Просто расскажу, какие идеи хранения документов в доме я нашла.

Папки для хранения документов, папки-портфели. Каждую из папок можно отнести под свою категорию бумаг;

Можно использовать систему цветных стикеров и папок, чтобы выделить категории документов. Иногда люди делают масштабные полки с перегородками, но я думаю, наши маленькие квартиры не могут нам этого позволить.

Ящик для хранения документов с картонными разделителями.

Специальные коробки в стеллажи из Икеа.

Далее определяемся с местом хранения.

Для меня важно, чтобы личные документы не были доступны посторонним людям, гостям и различным мастерам по ремонту.

Наиболее часто я встречаю хранение документов на верхней или наоборот самой нижней полке или ящике. Если у вас есть маленькие детки, то лучше все-таки верхние. А еще документы нельзя хранить во влажных или солнечных местах, на неутепленных балконах и на антресолях в домах, построенных в советское время (опять же из-за влажности).

А главное, приучите себя определять место для документа в доме сразу, как только он у вас появился. То же касается и электронных документов и писем.

А что можно купить для хранения документов?

Я, как большой любитель икеа, собрала такие вещи:

На этом все. А как организовано хранение документов в вашем доме? Давайте поделимся друг с другом полезными советами в комментариях.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Рекомендуем посмотреть полезные материалы:

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

  • Сортер.
  • Канцелярские конверты.
  • Вертикальные лотки.
  • Стойки.
  • Портфели.
  • Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

  • Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

  • Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

  • Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

  • Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

Рекомендуем: Как правильно хранить манку, чтобы она не испортилась и не стала добычей жучков?

  • Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

  • Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.



Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

  • Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
  • Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
  • Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
  • Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.

Рекомендуем: Способы хранения мотыля в домашних условиях

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

  • Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;
  • Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Хранения документов, связанных с бытовой жизнью

Храните отдельно документы каждого члена семьи, включая домашних животных, если таковые имеются.

В магазине канцелярских товаров всегда продаются разноцветные папки. У каждого члена семьи должен быть свой цвет.

Все документы складываем в файлы и вставляем в папку с кольцами. На папку можно приклеить бумажку, на которой будет написано имя человека, которому она принадлежит. Сначала должны идти файлы с небольшими документами: паспортами, трудовыми книжками и пенсионными свидетельствами. Далее идут документы, связанные со здоровьем. Это различные страховые полисы, медицинские карты и так далее. Потом документы о квартире.

Если говорить о месте для хранения папок, то самое лучшее – это шкаф или комод. Так же существуют специальные боксы я ящиками для хранения документов. Его можно установить на столе, за которым вы работаете. Вы сможете доставать документы во время работы по мере надобности, что очень удобно.

Статья по теме: Раздвижные межкомнатные двери — тренд или антитренд 2020?

Как хранить документы, где хранить документы?

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Хранение документов дома: как организовать систему и хранить в порядке домашние бумаги

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

  1. Зачем сохранять
  2. Виды и сроки
  3. Правила хранения
  4. Как организовать хранение документов дома правильно
  5. Системы хранения для документов дома
    • Папки
    • Корзины, коробки, ящики
    • Портфель
    • Органайзер
    • Конверты
    • Мини-комод
    • Сейфы
  6. В электронном виде
  7. Бумажные письма, уведомления, рецепты
  8. Основные ошибки
  9. Заключение

Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

Зачем сохранять

Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

  • Предъявления в государственные структуры.
  • Оформления чего-либо.
  • Простота поиска.
  • Удобство и компактность в экстренных случаях.

Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

Виды и сроки

Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

  • Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
  • Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
  • Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
  • Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
  • Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
  • Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
  • Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

Правила хранения

Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

  • Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
  • Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
  • Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
  • Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.

Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

Как организовать хранение документов дома правильно

Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

  • Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
  • Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
  • Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
  • Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
  • Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.

Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

Системы хранения для документов дома

Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.

Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

Папки

Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри. Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

  • Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
  • Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
  • Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
  • Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
  • Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
  • Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
  • Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
  • Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

Корзины, коробки, ящики

Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

Портфель

Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

  • дерматин;
  • кожа;
  • пластмасса;
  • брезент;
  • гранитоль;
  • плотная ткань.

Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

Органайзер

Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.

Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру.

Конверты

Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

  • бумага;
  • картон;
  • полиэтилен;
  • пластмасса;
  • ткань;
  • стекловолокно.

Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

Мини-комод

Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.

Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

Сейфы

Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.

Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

В электронном виде

Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.

Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

Бумажные письма, уведомления, рецепты

Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

  • Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
  • Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
  • Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.

Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

Основные ошибки

В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

  • Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
  • Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
  • Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.

Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

Заключение

Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

Способы хранения информации – паролей, сканов документов, фото и прочего – чтобы ничего не терялось и было под рукой

Все мы храним информацию в электронном виде, но, к сожалению, не все делают это правильно. Её можно хранить на жёстком диске, внешних накопителях (смартфонах, переносных жёстких дисках, флешках, картах памяти, CD и DVD дисках), а также в облачных хранилищах.

реклама

Итак, представим, что у нас есть первый компьютер, и мы хотим грамотно организовать хранение нашей информации. Первое, о чём следует позаботиться, это хранение паролей. Поскольку форумы, социальные сети, сетевые игры, электронная почта и Ютуб (если вы хотите сохранять историю просмотров и оставлять комментарии), требуют регистрации. Рассмотрим специальные программы для защиты Ваших паролей, причём они защищают их как от взлома, так и от случайной утери.

Например, есть приложения для смартфонов вроде программы «Сейф+» и ей подобных, которые надёжно зашифруют ваши логины и пароли. Можно также воспользоваться более простым способом, создать архив с паролем и хранить его на флешке в укромном месте. Пароли нужно хранить как минимум в двух экземплярах!

Также нам регулярно требуются сканы документов, их лучше хранить также в двух экземплярах, первый на смартфоне, в формате PDF или Jpeg (на карте памяти, на случай поломки смартфона или сдачи его в ремонт). Второй экземпляр на флешке или в облачном хранилище.

реклама

Облачные хранилища это прежде всего Google Диск и Яндекс.Диск. В них можно хранить как текстовые файлы, так и фотографии, музыку, видео. Рассмотрим их подробнее.

Google Диск предоставляет в бесплатное пользование 15 Гб свободного места, если хотите больше, то оформляйте подписку. Не стоит забывать, что компания Гугл (Google) является разработчиком мобильной операционной системы Андроид (Android), и если у Вас на смартфоне стоит одна из его версий, то аккаунт на mail.google.com будет обязательным. Он позволит сохранять в облако записную книжку смартфона и резервные копии приложений типа Ватсап (WhatsApp).

Внимание! Если ваш ребёнок просит сделать ему канал на Ютубе, чтобы стать блогером, то обязательно создавайте для него новый аккаунт! Поскольку если его неожиданно забанят, то Ваши данные останутся в целости и сохранности. Аналогично если Вы сами пишите много комментариев «о накипевшем», пишите их с «чистого» аккаунта.

реклама

Яндекс.Диск может безлимитно загружать фотографии с телефона, и бесплатное место для остальных данных может варьироваться в зависимости от участия в акциях. Например, у меня бесплатный лимит равен 40 Гб, а для новых пользователей доступно только 10Гб.

Когда вы удаляете файлы в программе Яндекс.Диск, они попадают в «Корзину» и хранятся в ней 30 дней. После этого они автоматически удаляются с сервера. Восстановить удаленные с сервера файлы невозможно! Однако восстановить файлы из «Корзины» вполне возможно, но только в веб-интерфейсе Яндекс.Диска. Если вы хотите удалить файл с компьютера, но сохранить на сервере, настройте выборочную синхронизацию.

Переносные жёсткие диски, у меня их целых три, рационально использовать для хранения сеймейных фото- и видеоархивов, установочных файлов программ, которые могут пригодиться в любой момент, но занимают много места. Я, например, самый ёмкий жёсткий диск (объёмом на 1Тб) использую для хранения мультиков и детских фильмов.

реклама

Также есть сетевые хранилища, которые представляют из себя корпус из пластика или металла, в котором содержатся как минимум пара жёстких дисков и специальная плата с операционной системой. Фактически это автономный компьютер и его можно подключать в локальную или глобальную сеть для получения общего доступа нескольким пользователям. Эти хранилища стоят довольно дорого, но имеют свои преимущества. Например, не нужно бояться, что Вас могут забанить за резкий комментарий под роликом на Ютубе, или что Вы потеряете пароль от вашей учётной записи. Также сетевые диски позволяют создавать Рэйд (RAID) массивы, их существует несколько видов, но наиболее популярный так называемый «зеркальный», в котором вся информация, записываемая на один жесткий диск, автоматически дублируется и на второй.

В современных ПК зачастую отсутствует DVD привод, но зато обычно есть картридер для чтения карт памяти всевозможных форматов. Поэтому содержимое дисков плавно перекочевало на флешки. Так появились загрузочные USB, с которых можно устанавливать Windows и запускать тестовые утилиты для диагностики жёсткого диска и оперативной памяти, а также можно запустить антивирус для лечения ПК от вирусов. Кстати, среди утилит зачастую есть и программа для сброса забытого пароля у операционной системы, я сам ей пользовался ещё будучи студентом, когда младшая сестра установила пароль на компьютере и благополучно его забыла.

Для самых ленивых есть даже образы дисков с операционной системой и основными программами, включая полный комплект Майкрософт Офиса (Microsoft Office), но тут стоит учитывать, что это пиратские версии программ и они работают не всегда корректно.

Очень полезная вещь – портативные (portable) версии программ, которые можно запускать с флешки и при желании переносить на ПК обычным копированием. Так меня часто выручает portable версия браузера Мозилла Фаерфокс (Mozilla Firefox), которая позволяет мне пользоваться браузером со всеми вкладками и закладками на любом компьютере, с любой версией Виндовс.

Вторая по полезности portable программа – почтовое приложение Мозилла Тандебёрд (Mozilla Thunderbird), позволяющая работать с почтой сразу из нескольких почтовых ящиков. У меня она долгое время была на флешке и получала почту сразу с шести е-мейлов нажатием одной кнопки! Если Вы торговый представитель или юрист, то возможность носить на флешке всю вашу почту поможет сэкономить уйму времени.

Для любителей различных заметок и стикеров на рабочем столе компьютера есть бесплатная программа Google Keep. Она полностью бесплатна, и единственный минус – отсутствие версии для Windows, но у неё есть веб-версия (которую можно использовать в портативной версии Mozilla Firefox) и расширение для браузера Хром (Chrome). Для смартфонов и планшетов она доступна на Android, iOS.

И напоследок небольшой совет для меломанов, у которых есть редкие музыкальные CD диски. Если Вы хотите перенести свою музыку на ПК, то самый простой вариант – найти эту музыку в Интернете. Зачастую она будет доступна на различных сайтах (где за просмотр рекламы можно слушать музыку), в разном качестве звучания. Если её в глобальной сети нет, то отчаиваться не стоит, есть программы, называемые аудио-грабберы (Audiograbber), способные переносить музыкальные треки на жёсткий диск ПК. Кстати копировать музыку с аудио дисков умеет стандартный медиаплеер в Windows XP.

Организация архивов. Файлы, идеи и заметки

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала “Life as a project”, сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?

С Входящами при работе с задачами или почтой, мы разобрались в прошлых статьях. Но при работе с информацией – заметками, файлами и идеями, Входящие также являются крайне необходимой папкой.

Вся входящая информация должна приходить в специализированный “накопитель” – папку Входящих. Оттуда она поступает в механизм, на выходе из которого оказываются элементарные действия. Они могут отправляться в списки дел, либо сразу же воплощаться в жизнь.

Наши мысли и идеи – точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).

Идея, которая из-за неправильного навыка работы с информацией оказалась забыта, – потенциал, который мы растратили. Мы могли сделать важное открытие, создать интересный поворот в произведении или гипотезу для улучшения показателей бизнеса. Но не отправив идею во Входящие, как только она поступила, мы расточительно относимся к ней, и чаще всего забываем ее.

Все, что нужно, чтобы извлечь из каждой мысли максимум пользы, – отправить их во Входящие, чтобы они попали внутрь механизма, где наш алгоритм анализа превратит их в действия. Когда вы попробуете так поступать, то удивитесь, как много ваших идей и намерений реализуются буквально с момента их появления! Ваша жизнь обретет насыщенность, ведь ваши идеи не будут больше расходится с делами.

Входящие позволяют сохранять сознание чистым и свободным для новых идей. Весь механизм обработки информации ограждает нас от хаоса в голове. Он позволяет нам сосредоточиться на важном и завершить начатое. Он дает возможность использовать идеи, которые могут перевернуть нашу жизнь.

У нас уже есть свой отсек Входящих для писем на почте, и свой в таск-трекере для новых задач. Для файлов я предлагаю завести свои Входящие, они могут быть в виде папки на компьютере или в облачном хранилище, например. Для заметок и идей тоже – заведите папку Входящих в вашем хранилище заметок, и отправляйте туда все то, что приходит вам в голову, конспекты встреч, статьи из интернета и т.д.

На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.

Хороший Архив соответствует следующим критериям:

  • быстрое сохранение
  • быстрый доступ
  • надежность

Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.

Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).

Хорошая новость – сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.

Есть два способа:

  • папочный или древовидный
  • ассоциативный

Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.

  • Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.
  • Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
  • Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.

Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.

Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).

  • Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” – это не важно. Главное – нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
  • Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
    1. Тип документа – договор.
    2. Тип договора – договор на получение гранта.
    3. Предмет документа – соц.проект.
    4. Сторона договора – фонд Т.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.

Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.

Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова – в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.

  • Если файлов по двум-трем ключам в поиске показывается много, то уточняем поиск следующим ключем.
  • Если можно ошибиться в окончании слов, то лучше их не писать. То есть, ищем “показать”, вместо “показателям”.
  • Создайте папку временных файлов. У меня она называется “temproary”, туда я отправляю из входящих все, что мне пригодится в ближайшее время, а потом станет бесполезным. Это могут быть, например, документы для отправки по почте, картинки для блога, скрины и т.д. – все, что не имеет смысла держать в Архиве, но уже проработано нами, чтобы продолжать лежать во Входящих. Я чищу эту временную папку раз в неделю, чтобы там долго не копился ненужный мусор.
  • Если вы хотите перейти на этот метод, но вам слишком лень переименовывать существующие файлы, то вы можете просто переименовать папки и подпапки, увеличивая названия папки так, чтобы оно подробно описывало все файлы в ней и содержало 3-4 ключа. Тем не менее, новые файлы сохраняйте уже по-новому.
  • Ищите файлы по их форматам. Например, если вы хотите посмотреть все книги в вашем архиве, введите в поиске “epub” (или другое расширение), и вам покажется список из всех файлов с таким форматом в системе.

Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:

  • Создайте папку «Inbox» или “Входящие” в компьютере и сложите туда все файлы, которые разбросаны по системе.
  • Выберите одну из систем организации архивов, предложенных выше.
  • На основе этой системы либо создайте папки и подпапки, либо несколько главных папок.
  • Прогоните каждый файл из папки Входящих через Алгоритм обработки. Часть файлов вы скорее всего удалите, часть возможно вызовет у вас потребность сделать какое-то действие, остальное отправьте в уже подготовленный Архив.
  • Создайте резервную копию Архива. Желательно, выгрузить все файлы в облачную систему, на ваш выбор. Так, у вас всегда будет доступ к Архиву, и ваши данные будут застрахованы от потерь из-за поломки/пропажи компьютера. Но можно и воспользоваться жестким диском – этот вариант дешевле, и как правило памяти там можно получить больше. Но он не дает преимущества облака в сохранении данных.

Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:

Независимо от того, чем вы пользуетесь для ведения заметок и записывания идей, впервую очередь нужно создать папку/сектор/проект “Входящие”. Поместите туда все то, что не обработали и отсортировали ранее.

Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель – организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).

Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации – Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца :)

Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.

После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.

Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.

Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению – приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).

У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:

  • красивый минималистичный дизайн
  • большой функционал – при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
  • быстрый поиск – необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
  • веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
  • контент страницы можно смотреть в разных вариантах – в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
  • возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
  • бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)

Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.

Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.

Если подчинить все поступающее к нам одному правилу – новое попадает во Входящие, а после анализа превращается в действия, отправляется в Архив или выбрасывается; то везде будет чистота и порядок – и в ваших гаджетах, и в вашей голове.

А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту :)

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: